Freigabeprozess auf Basis von IT Asset Management

Wenn in einer Organisation Führungskräfte für ihre Teams Budgetverantwortung haben, so ist es wichtig, dass vor der Freigabe von Hard- oder Softwareanforderungen die daraus entstehenden IT-Service Kosten durch die Budgetverantwortliche Person freigegeben werden können.

Hierzu ist es erforderlich, dass zum einen die für eine Anfordernde Person zugeordnete Führungskraft ermittelt werden kann, und zum anderen die Kosten für die Bereitstellung eines IT-Service im Zuge der Genehmigung transparent dargestellt werden können.

Führungskraft für Genehmigung ermitteln

Wird mit Jira Service Management gearbeitet, so kann aus Entra / AD das User-Objekt synchronisiert werden.

Das Attribut „Manager“ enthält eine Referenz auf das User-Objekt der direkten Führungskraft der im Ticket betroffenen Person.
Damit lassen sich Genehmigungsprozesse entsprechend bauen.

So zeigt der Graph des User Objekts „Joachim“, dass Joachim einen direct lead, hat, selbst aber zwei direct reports.

Um nun als Genehmiger für die Anfrage die direkte Führugnskraft zu ermitteln, können wir mittels

object having inboundReferences(Email = "{{reporterEmail}}", refType IN ("Manager"))

das Asset des Users ermitteln, der in der CMDB als User mit dem Referenztyp „Manager“ mit dem Ticket-Ersteller (identifiziert über seine E-Mail) verbunden ist.

Ermittlung der Lizenzkosten

ist die CMDB Struktur z. B. wie folgt aufgebaut, kann zu einer Anwendung im Genehmigungsprozess der Kostensatz pro Lizenz ermittelt und als Information im Zuge der Freigabe der Führungskraft mitgegeben werden.

Hier im Beispiel ist dem Tool „Atlassian Confluence“ die Lizenz „Confluence Premium“ mit 8.92 € / Nutzer und Monat zugewiesen.
In der Jira Automation kann nun mittels Lookup-objects Task im ObjectType „Software License“ anhand der eindeutigem Referenz auf die angefragte „Software“ der Preis ermittelt werden.

Per REST-API call auf die Assets-API können nun weitere Attribute wie das Preis-Feld oder die Anzahl noch verfügbarer Lizenzen eines Lizenzpakets ermittelt werden.

Um die Automation einfacher debuggen zu können, haben wir die Möglichkeit die im Zuge der Automatisierung genutzten Informationen ins Audit-Log der Automatisierung zu protokollieren:

The software license for "{{lookupObjects.name}}" you requested, creates costs of {{webResponse.body.values.get(0).attributes.get(3).objectAttributeValues.get(0).value}} € / user and month and requires the approval by your direct lead.